Кадры решают все! Автоматизация отдела по персоналу “своими руками”


Человеческие ресурсыНачну я это сообщение с очень простой истины, которая отражает действительную сущность практически любого бизнеса: “Кадры решают все!”
Ничего нового не открою, но тем не менее постараюсь структурировать и формализовать данную тему с точки зрения ИТ и своего опыта продаж в данном направлении.

.

Исторически так сложилось, что тему автоматизации отдела по работе с персоналом на платформе SharePoint в нашем департаменте Microsoft Russia веду я. На моем счету достаточно много успешных проектов по внедрению подобных решений, (начиная с инженера по внедрению (когда еще работал в партнере Microsoft), заканчивая руководителем проектов), поэтому есть понимание того, какие задачи перед сотрудниками отдела по работе с персоналом стоят, и как их решать.
Стоит отметить, что последний год для отдела по работе с персоналом был не самым удачным, поскольку ввиду экономического кризиса в первую очередь “шишки посыпались” именно на него (конечно, еще на ИТ-бюджет и маркетинговый бюджет :) ). К примеру, рекрутинг замораживался, рекрутеров сокращали, резали бюджет на обучение и так далее.
Поэтому мысли “как оптимизировать, улучшить, формализовать нашу работу” уходили на задний план у HR-директоров. Тем не менее, интерес все же оставался и остается. Более того, в последнее время даже активизировался по понятным причинам.

Эволюция развития отдела кадров

Постараюсь объяснить на пальцах данную идею (с точки зрения ИТ) . Я выделяю три больших этапа развития отдела кадров внутри компании.

1. Небольшая компания, размером 20-50 человек, в которой есть отдел кадров, состоящий из одного (максимум 2) сотрудников. При этом функции на них следующие (наиболее распространенные для данного этапа):

1. Оптимизация духа и климата внутри компании, проведение “корпоративов”

2. Кадровое делопроизводство

3. Расчет бонусов и зарплат

4. Первичные собеседования с кандидатами

Далее компания развивается, увеличиваются обороты, количество сотрудников.

2. Отдел кадров превращается в отдел по работе с персоналом. Компания больше, поэтому к функционалу, который описан раннее, добавляются новые пункты:

5. Обучение сотрудников

6. Адаптация новых сотрудников

7. Полный цикл по подбору персонала

8. Появляются идеи по оценке эффективности работы сотрудников

3. Компания достигает очень больших масштабов. В данном случае отдел по работе с персоналом – это уже не просто некое функциональное подразделение компании, а полноценный бизнес-партнер. Бизнес-партнерство – это та вещь, которая по всей видимости навеяна западом, но тем не менее, многие наши компании доходят до этого уровня. Основная идея такая, что HR – подразделение понимает стратегические цели бизнеса и помогает в их достижении. Таким образом, HR бизнес-партнер дополняется еще новыми функциями:

9. Всегда идет “в ногу” с бизнесом

10. Появляются роли в отделе, которые являются советниками-помощниками для сотрудников

11. Построение кадрового резерва

12. Четкая оценка эффективности работы сотрудников

13. И т.д.

Важно понимать, что в зависимости от того, на каком этапе находятся компании с точки зрения отдела кадров – отдела по работе с персоналом – бизнес-партнера, стоят совершенно разные перед ними задачи.

Какие задачи стоят перед отделом по работе с персоналом

Обычно выделяю два блока задач: те, которые возникают у сотрудников отдела по работе с персоналом (внутренние) и те, которые возникают при взаимодействии с другими подразделениями (внешние).
Внутренние:

1. Рекрутинг. Нет четкого формального процесса по рекрутингу (наличие базы по кандидатам, вакансиям и т.д.), отсутствие актуальной информации по рекрутингу. Поэтому нужна система, которая сможет организовать данные процессы.

2. Кадровые задачи. Тратится огромное количество времени на рутинные операции, документооборот не автоматизирован. Обычно многие эти задачи решаются в небезызвестном программном обеспечении, и я не в коем случае не утверждаю что SharePoint – это замена этому продукту. Это дополняющий продукт, который может облегчить жизнь сотрудникам. Например, организовать шаблон заявления на отпуск, который после заполнения сразу уходит на утверждение начальнику.

3. Обучение. Забавный факт: до кризиса обучали мало, пришел кризис – обучать перестали вообще, и только в последнее время стали обращать внимание на обучение и понимать, что это очень важные процесс. Опять же, нет четкого формального процесса, отсутствие актуальной информации по обучению, тренингам, нет системы по онлайн обучению и т.д.

4. Оценка эффективности работы сотрудников. Зачастую этот процесс вообще не поставлен, ввиду сложности с точки зрения административных регламентов, и с точки зрения инструментов, однако это один из самых важных процессов внутри компании.

5. База сотрудников. Нет “единого окна” по информации о сотрудниках. Например, как узнать сколько у меня осталось дней отпуска? Как узнать какой мобильный номер телефона у коллеги?

Внешние:

1. Общая информация. Попросту нет сайта отдела по работе с персоналом. Как обычному сотруднику узнать у кого получать справки НДФЛ ? Как понять какие есть открытые вакансии внутри компании?

2. Кадровые задачи. Нет системы для заказа типовых документов (либо она сложна). Нет системы отслеживания своей заявки в службу HR. Попросту интервал между запросом в службу HR и результатом этого обращения – очень велик, поскольку происходит много не автоматизированных, не нужных действий. Пример, мне нужна справка в посольство: я пошел к ответственному сотруднику HR, ее не оказалось на месте, после чего написал этому сотрудписьмо, письмо потерялось, звоню и так далее…

3. Обучение. Отсутствие актуальной информации по обучению. Где посмотреть календарь ближайших тренингов? Где посмотреть план своих тренингов? Нужна система для прохождения онлайн-обучения, система для прохождения тестирования по обучению.

4. Оценка эффективности работы, мотивации. “Я не понимаю как меня оценивают”. Приведу такой пример. На своих выступлениях я часто аудитории задаю такой вопрос: “Поднимите, пожалуйста, руки те, кто уверен, что цели(задачи), которые вы понимаете для себя, полностью совпадают с целями, которые подразумевает для Вас Ваш начальник?” Обычно на такой вопрос, поднимают руки в лучшем случае процентов 30% аудитории. На мой взгляд, это достаточно показательный пример.

5. База сотрудников. “Сколько у меня дней отпуска?” “Как запросить отпуск?” Где получить информацию по телефонам моих коллег?

Так или иначе, SharePoint призван автоматизировать данные задачи, тем самым увеличить эффективность работы сотрудников и тем самым бизнеса в целом. Презентация.

Павел Чучанов,
IT консультант по бизнес решениям (порталы, управление проектами, бизнес-аналитика),
Microsoft Russia
www.it.pavelch.ru

Advertisements

5 Responses to Кадры решают все! Автоматизация отдела по персоналу “своими руками”

  1. Уведомление: Tweets that mention Кадры – решают все! Автоматизация отдела по персоналу “своими руками” « Корпоративные порталы для бизнеса -- Topsy.com

  2. Cisca says:

    Отлично. Задачи все сказали, но вроде как о них и так известно.
    Решение то какое технологическое?

  3. Решений на самом деле много.
    Мы, например, в компании используем для этих задач корпоративный портал на Microsoft SharePoint. Во-первых, потому, что сами внедряем SharePoint другим. Во-вторых, с помощью SP можно автоматизировать практически все. Стандартно, это подача заявки на отпуск, запрос нужной справки и т.д. С небольшим программированием можно даже реализовать учет рабочего времени и автоматический перерасчет ЗП по результатам выполнения работы.
    Еще, лично мне, в свежем SharePoint (последней версии тоесть :)) нравятся социальные возможности. Всякие профили, обновления статуса, мои друзья, — все это сближает коллектив! А как сближают общие календари! Просто обязывают 🙂

  4. eriklintsev says:

    «Оценка эффективности работы сотрудников. Зачастую этот процесс вообще не поставлен… »
    Анна, существует ли на данный момент теоретические или внедренные решения для оценки персонала и привязки компенсации с помощью корпоративной социалки или портала.
    Использованием социалок в компаниях наталкивает на мысль об использовании этого инструмента для оценки офисного планктона. К примеру привязка компенсации сотрудника к популярности личной странички и количеству обращений других сотрудников или руководства к материалам размещенным на ней (конечно в рамках рабочих вопросов).

    • В моей практике такого не встречалось, но идея очень хорошая! Правда в качестве критерия социальной полезности сотрудника лучше использовать показатели, которые отражают насколько его деятельность в корпоративной соцсети помогает коллегам. Например, можно взять личный рейтинг работника и рейтинг контента, который он создал в сети. В зависимости от целей внедрения и роли сотрудника могут быть и другие варианты: и посещаемость его странички, и количество его статей в базе знаний компании, и число предложенных им идей и много другого. Самое интересное, чтобы процесс начисления компенсаций по нужным показателям происходил автоматически и синхронизировался с кадровой системой!

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: