Как автоматизировать проектную работу сотрудников?


связанные одной сетьюПредставим ситуацию: шефу нужно срочно подготовить доклад для конференции. Маркетологи, инженеры и коммерческий отдел по очереди участвуют в создании презентации. В процессе бесконечных пересылок документа у сотрудников накапливается огромное количество промежуточных версий, и совершенно случайно шеф уезжает на конференцию с одним из старых вариантов доклада.

И руководителя, и его сотрудников ожидает немало неприятных минут. А ведь будь у помощников возможность готовить презентацию в программной среде для совместной работы, отображающей правки всех редакторов в режиме реального времени, такой казус не произошел бы.

Это лишь частный случай использования средств для совместной работы (обозначаются английским термином groupware), ведь перечень задач, решаемых подобным ПО, включает в себя организацию разнообразных средств коммуникаций, построение корпоративного портала, проведение веб-конференций и т.п. Эти инструменты будут полезны любому бизнесу, в котором ключевую роль играет работа с информацией, например, в сфере консалтинга, рекламы, торговли, логистики и т.д.

Зачем это нужно

«Такие системы зачастую веб-ориентированы (программы, рабо­тающие в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя), что позволяет наладить удаленную работу, установить гибкий рабочий график для сотрудников, — рассказывает Анна Кравец, менеджер по маркетингу компании ANROM. — Фактически, можно вообще отказаться от постоянного офиса либо переехать в помещение меньшей площади».

Кроме того, использование groupware помогает сформировать корпоративную базу знаний сотрудников, так называемую внутреннюю социальную сеть, в которой каждый из них имеет свой профайл, где он может делиться опытом решения нетривиальных задач, размещать полезные документы, фотографии и ссылки. Поэтому, сталкиваясь с разнообразными рабочими вопросами, сотрудник всегда может обратиться к внутренней базе знаний компании и узнать, возможно, с такими вопросами уже сталкивались и в базе представлена методика решения. «Внедрение социальной сети на предприятии позволяет сохранять и приумножать знания и опыт, накопленные годами, для новых сотрудников», — поясняет Владимир Ившин, специалист департамента программного обеспечения IBM Украина.

Нельзя забывать о важности оперативных коммуникаций сотрудников внутри компании. Данил Белов, заместитель директора компании Softline, рассказывает: «Внутри офиса мы используем сервисы Microsoft Office Communication Server 2007 и считаем их более удобными по сравнению с бесплатными средствами, такими как ICQ или Skype, потому что сервис внутри компании гарантированно работает».

Google Docs

Это веб-ориентированное ПО, в котором документы, создаваемые пользователем, хранятся на специальном сервере Google или могут быть экспортированы в файл. C помощью Google Docs, работая через браузер, можно открывать коллегам доступ к файлам и работать с ними в режиме реального времени. Вместе с тем, это лишь средство для работы с документами и презентациями, для других задач коллективной работы оно не предназначено. Для некоторых компаний будет также неприемлемым то, что корпоративные данные при использовании сервиса размещаются на сторонних серверах.

Yugma

Сервис служит для организации веб-конференций, презентаций и совместной работы с файлами в режиме реального времени через сайт http://www.yugma.com. С помощью Yugma пользователи получают доступ к рабочему столу выступающего и наблюдают за проведением мероприятия, в процессе которого ведущий может делать пометки поверх отобража­емых данных, передавать управление клавиатурой и мышью другим участникам группы и т.п. Возможными неудобствами сервиса может стать англоязычный интерфейс, а также то, что за все, кроме базовой функциональности, придется платить ежемесячную абонентскую плату.

Cisco WebEx

Это несколько сервисов, общая цель которых — предоставить возможность проведения онлайн-семинаров, тренингов, презентаций и оперативной помощи своим партнерам и заказчикам. Сервисы WebEx предоставляются с использованием браузера, с помощью небольшого клиентского приложения, которое скачивается при первом обращении к системе. WebEx не сохраняет пользовательскую информацию на своих серверах, вся информация хранится только у клиентов. К сожалению, бесплатная версия сервиса не предусмотрена, но можно на 14 дней заказать бесплатный ознакомительный вариант WebEx.

Microsoft SharePoint

SharePoint — это веб-приложение и сервисы для совместной работы, работающие под управлением Windows и IIS (Internet Information Services). Основным инструментом взаимодействия с SharePoint для пользователей является браузер (в последней версии поддерживается не только Internet Explorer, а и Firefox, и Safari). На базе SharePoint даже небольшие компании могут легко создавать профессиональные сайты и порталы. Андрей Горлушко, руководитель продуктовой группы Information Worker компании Microsoft, рассказывает, что многие партнеры Microsoft сосредоточились на разработке собственных систем коллективной работы на базе SharePoint Server. Так, например, аренда корпоративного портала для малого бизнеса от компании ANROM на платформе Microsoft SharePoint Foundation 2010 обойдется в $20 в месяц.

Lotus Notes

Система IBM Lotus Notes, пионер на рынке решений для совместной работы, включает в себя приложения электронной почты и коллективной работы, также ее возможности могут быть расширены за счет подключения отдельных компонентов для коммуникации. Доступ к электронной почте, системе обмена сообщениями и социальной сети может осуществляться с компьютеров под управлением различных операционных систем. Решение удобно своей широкой функциональностью, однако недешево и требует хотя бы базовой подготовки пользователей.

Что выбрать?

Вопреки существующему мнению, что groupware слишком дорогие и громоздкие средства для небольших компаний, практически каждый производитель позаботился о развитии своей линейки таких средств для малого и среднего бизнеса. Затраты на средства совместной работы включают стоимость программного обеспечения, услуг по внедрению и обучению сотрудников.

Уменьшить затраты можно, воспользовавшись бесплатным ПО или услугой, предоставляемой по модели SaaS (Software as a Service, «ПО в аренду»). Среди бесплатных groupware есть немало систем с достойной функциональностью, но здесь стоит учитывать тот факт, что открытые продукты не гарантируют качества и в основной своей массе имеют англоязычный интерфейс. Выбирая вариант ПО в аренду, следует обдумать, готовы ли вы к тому, что корпоративная информация будет храниться на сторонних серверах. И едва ли не самую важную роль здесь играет надежность поставщика услуги.

Елена Варганич
Статус. Экономические известия

Advertisements

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: