Электронный документооборот: кому и зачем?


Глеб Лукин
Журнал «Компьютерное Обозрение»

Электронный документооборотКак принимается решение о внедрении системы документооборота? Каковы ожидания от проекта у разных сотрудников организации? Какая потребность может стоять за стандартным запросом – автоматизация входящих/исходящих, ОРД? Выбор системы, результат внедрения и его успешность зависят от того, насколько согласованно ключевые сотрудники понимают задачи системы и ее место в инфраструктуре компании – сегодня, завтра и через несколько лет.

Зачем документооборот нашей компании?

Чаще всего будущий проект начинается с того, что компания осознает какую-либо проблему с документами. Например, организация растет, количество бумаг увеличивается, и сотрудники уже не справляются с их объемами. Как следствие, теряются важные документы, не принимаются вовремя необходимые решения. Без системы документооборота невозможно обойтись, когда потоки документов становятся очень большими, усложняются процессы их обработки, которая при этом должна быть быстрой и качественной.

Интересно, что для сотрудников разных подразделений понятие «система документооборота» имеет разный смысл и может помочь решить различные задачи, причем спектр их достаточно широк. Что обычно понимают под документооборотом? Как правило, автоматизацию учета входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, служебных записок и т. д. Сотрудник, отвечающий за организацию работы канцелярии, хотел бы, чтобы с минимальными усилиями с его стороны все документы были зарегистрированы, доходили до нужного адресата и их можно было в любой момент найти. Но если, например, каждый документ связать c действием, которое необходимо с ним произвести, и еще отследить, что это действие выполнено, то такой подход может поднять работу канцелярии на качественно новый уровень.

Руководителю коммерческой службы

Какие вопросы управления документами могут возникнуть у руководителя коммерческой службы? Наверняка ему знакома ситуация, когда долгое утверждение договора сильно задерживало поставку товара и поступление денег. Или договор был подписан без визы какого-либо компетентного сотрудника. Коммерческий отдел всегда заинтересован в том, чтобы отношения с клиентами корректно оформлялись, а договоры быстро согласовывались. А еще хорошо, чтобы все документы по конкретному клиенту можно было легко найти, и информация из них учитывалась при взаимодействии. Например, клиент делает заказ, который сразу попадает в обработку, создаются необходимые документы… и все происходит автоматически.

К автоматизации управления документами, регулирующими взаимодействие с клиентами, есть разные подходы. Скажем, можно организовать базу договоров, в которой хранить все готовящиеся и уже подписанные соглашения. Такой документ не потеряется, его условия легко проверить, менеджер не забудет его вовремя продлить и т. д. – типичная задача документооборота. А можно рассмотреть процесс жизненного цикла работы с клиентом. Есть потенциальный заказчик, с ним проводятся переговоры, согласовываются условия договора, затем сам документ, осуществляются поставки.

В этих процессах участвуют разные подразделения. Информация о контактах с клиентом может храниться в одной системе, о заказах – в другой, счета и информация об оплате – в третьей, а обещанные сроки поставки – в четвертой. Это все можно объединить с помощью системы управления контентом. Все задействованные в процессе работы с клиентом отделы получают в электронном виде нужную информацию и оперативно осуществляют необходимые действия. При этом сохраняется вся история, и данные всегда можно проанализировать.

Руководителю HR-службы

Еще одна служба, которая имеет дело с большим количеством документов – отдел кадров, или, как принято говорить сейчас, HR. Руководитель HR-подразделения заинтересован в том, чтобы все документы хранились в соответствии с принятыми правилами, и был бы очень рад автоматизации всего цикла работы с сотрудниками: создание заявки на поиск кандидата, прием на работу, увольнение и т. д. По сути, эти процессы выходят за рамки HR-подразделения, затрагивая и менеджеров других отделов, и IT, и службу безопасности. И такая задача вполне может быть решена с помощью системы управления контентом.

Директору

А что важно для руководителя? Он не станет внедрять систему, если от этого не ожидается положительного результата для бизнеса. Ему необходимо понимать, что реально происходит в компании, каковы результаты работы различных подразделений, как повысить эффективность основных процессов, наконец, существуют ли лишние звенья. Руководитель хочет каждую неделю получать отчеты, отслеживать динамику изменений, оперативно реагировать на события и иметь нужную информацию для принятия стратегических решений. Поможет ли ему в этом система управления контентом? Да, если она комплексная, поддерживает интересующие руководителя бизнес-процессы, и в ней есть средства для получения аналитической отчетности.

Есть еще одна возможность системы документооборота, от которой выигрывают практически все сотрудники компании – создание электронного архива и единого информационного портала, что позволит использовать весь накопленный организацией опыт и обеспечить коллективную обработку информации.

Таким образом, каждая компания принимает для себя решение, для чего она планирует внедрить систему управления контентом: для того чтобы упорядочить работу с документами и сократить затраты времени сотрудников, не меняя при этом организации работы; для того чтобы изменить и оптимизировать различные вспомогательные бизнес-процессы, связанные с обработкой документов; или для того, чтобы развивать и улучшать свой основной бизнес-процесс с учетом всей его специфики. Это решение в значительной степени влияет на выбор системы управления контентом.

Глеб Лукин
Журнал «Компьютерное Обозрение»

Advertisements

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: