Must Have системы электронного документооборота


электронный документооборотКаждый из нас на работе сталкивался с проблемой поиска нужного документа (будь то его бумажная или электронная версия). Но когда эта проблема хроническая… Компании призывают на помощь системы электронного документооборота (СЭД). Что требовать от современной СЭД и внедряющей ее компании? Об этом дальше.

.
Возможности систем электронного документооборота

К основным возможностям СЭД можно отнести следующие:

  • управление документами (контроль версий, безопасности, классификация документов);
  • совместная работа над документами и ведение проектной документации;
  • архивное хранение документов (автоматизация самого процесса, правил и нормативов хранения документов);
  • хранение и управление сканированными документами (электронными образами бумажных документов);
  • автоматизация бизнес-процессов по управлению контентом, назначению и контролю выполнения задач;
  • управление веб-контентом (автоматизация публикаций, процесса управления динамическим контентом).

Что учесть при выборе СЭД?

Система электронного документооборота должна сочетать в себе сразу несколько важных качеств, как например:

  • Управление документами, процессы согласования и контроля выполнения документов, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов.
  • Протоколирование всей работы над документом (кто и когда изменил, что было добавлено).
  • Интеграция с Microsoft Office и другими приложениями предприятия.
  • Безопасная удаленная работа через web-браузер, почту, настройка прав доступа каждого пользователя.
  • Средства групповой работы над документами и проектной документацией.
  • Планирование и система управления задачами для каждого сотрудника.
  • Простота системы для каждого сотрудника, легкость в работе с ней.
  • Реализация на web-технологиях.

Критерии оценки систем электронного документооборота

При выборе СЭД, подходящей вашей компании, полезно составить для себя сравнительную таблицу и по возможности оценить каждую систему по одинаковым критериям. Вот несколько вариантов таких критериев:

  • продукт – количество инсталляций, страна вендора;
  • редактирование – поддержка редакторов, проверка орфографии;
  • управление контентом – интеграция с порталом, поддержка шаблонов, работа с ссылками;
  • управление документами – печать, предпросмотр, импорт\экспорт документов;
  • управление электронной почтой – прием, отправка, распечатка эл. писем;
  • поиск информации – полнотекстовый поиск, сортировка результатов поиска, сохранение результатов поиска;
  • управление записями – списание в архив, выписка, уничтожение архива;
  • управление workflow – настройка workflow, поддержка ролей, ЭЦП;
  • стандарты – сертификаты продукта, поддержка стандартов безопасности;
  • инвестиции – стоимость лицензий, тип лицензий;
  • технологии – архитектура, база данных, кэширование;
  • поддержка – поддержка иностранных языков, SLA, количество сотрудников в поддержке;
  • компоненты – дополнительные компоненты, бесплатные компоненты.

Итоги

Многообразие возможностей сегодняшних систем электронного документооборота впечатляет. В соответствии с реализуемыми функциями, специалисты разделяют их на:

  • Системы управления контентом;
  • Электронные архивы;
  • Системы автоматизации (workflow-системы);
  • Комплексные системы.

Наверняка, вашей компании не нужен весь этот объем функциональности. Ведь, по секрету, чем больше возможностей, тем больше денег нужно за них платить :). Проанализируйте задачи, которые вы ставите перед СЭД, выберите возможности, которые должна иметь ваша система и сделайте их критериями оценки предлагаемых вам решений.

Екатерина Овеченко
Анна Кравец

Advertisements

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: