Электронный документооборот: 7 зеленых ЗА!


Экологически чистый электронный документооборотМеня давно возмущает никому ненужная бумаго-бюрократия в наших организациях. Здесь важность документа оценивается его толщиной, а в погоне за подписями можно легко подорвать здоровье. Вчера я узнала, что не одна, и 28 октября мир праздновал Международный День без бумаги. К этому празднику ассоциация AIIM подготовила 7 причин перейти на безбумажный документооборот

1. Охранять окружающую среду — экономить бумагу

Пользуйтесь Email: не печатайте, если этого можно избежать. Главное в любом начинании состоит в том, чтобы изменить установки и мышление внутри компании. Действительно ли все документы, которые ежедневно печатаются, не могут остаться в электронном виде?
По данным AIIM ежегодное потребление бумаги растет в 56% организаций. Сотрудники 38% компаний имеют обыкновение печатать все новые документы и хранить их в бумажном виде. 43% часто распечатывают и хранят важные электронные письма. 33% распечатывают все, что требует внесения малейших изменений. Многим сотрудникам привычнее читать сообщения почты и согласовывать письма, не с экрана, а с бумаги. Однако если задумываться над реальной необходимостью печатать документ каждый раз перед нажатием клавиши print, эту статистику можно изменить.
Согласно материалам AIIM, если США сократит офисное потребление бумаги хотя бы на 10% от сегодняшнего уровня или на 540 000 тонн, выброс углеводорода в атмосферу будет сокращен на 1,6 миллионов тонн, что равнозначно ежегодному изъятию 280 000 машин с городских дорог.

2. Совместно работать над электронными документами быстрее

Помимо затрат на саму бумагу, чернила и прочее материальное обеспечение бумажного документооборота, основной издержкой являются колоссальные временные ресурсы, расходуемые сотрудниками на работу с печатными документами. Процесс согласования документа несколькими лицами требует внесения многократных правок, создания дублирующих копий, печати многочисленных версий на разных этапах работы с документом. При этом цикл, который проходит документ от одного сотрудника к другому, может повторяться многократно.
Используя сервис, создающий единый доступ к редактируемому документу или единое рабочее многопользовательское пространство, (например, SharePoint), можно сократить временные и логистические издержки. Документ таким образом может быть запущен в работу и полностью подготовлен без единой бумажной копии.

3. Уровень безопасности Вашей информации может стать выше.

Уже сегодня объем данных, создаваемых ежедневно, делает вопросы безопасности и права доступа к ним первоочередными. Технологии класса ECM (Enterprise Content Management) — это инструмент, обеспечивающий максимум возможной безопасности бизнес-значимой информации. В бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий, и его автор, может не знать, кем был скопирован материал, где находятся все версии, и какая из них – официальная? В мире ECM есть средства предотвращения несанкционированного доступа к данным и способы эффективно отслеживать их путь.

4. Документы в электронных архивах проще найти.

Предотвращайте потерю документов. Шкафы для хранения документов не только занимают место, они ставят вопрос о своевременности и удобстве получения информации нужными людьми. Исследования PricewaterhouseCoopers показывают, что теряется, в среднем, 7,5% всех документов компании, а 3,5% оставшихся могут быть перепутаны. Согласно тем же данным, оперативному поиску не поддаются от 11% бумажных документов и выше.
Если взять в качестве примера организацию с бумажными архивами в 50 миллионов документов, примерно 7,5% — 3,75 миллионов из них будут утрачены. А из оставшиеся 46,25 миллионов документов, приблизительно, 16 миллионов будут находиться не там, где им положено. Стоимость поиска бумажных документов в таком случае внушительна. Красноречив недавний пример властей Фиджи, признавших потерю документа исторической важности – Декларации независимости от Англии после 5 лет поиска и запросивших копию у правительства Великобритании. Электронные записи и архивы, тем временем, не только проще обнаружить, но и восстановить, что в разы сокращает операционные издержки и повышает эффективность работы всей компании.

5. Хранение документов в электронном виде – Ваша страховка от чрезвычайных ситуаций.

Любая внешняя катастрофа, природного или техногенного характера, политические или социальные события – все, что может непредсказуемо нанести ущерб материальным ценностям Вашей компании, неизбежно уничтожит и бумажные архивы. Электронная информация, размещенная в правильно построенной и поддерживаемой ECM-среде восполнима. Восстановление доступа к важным данным может стать ключом к непрерывности бизнеса и жизнестойкости Вашей организации.

6. Технологии ECM позволяют настроить эффективную удаленную работу Ваших сотрудников и офисов.

Задумайтесь о цифровом офисе. Существует масса экономических причин, заставляющих компании двигаться в сторону дистанционного управления или удаленных офисов. Глобализация и проектные методы работы провоцирует необходимость налаживать комфортную работу вне физического офиса или сотрудничество нескольких подразделений, разделенных географически.
Именно ECM-системы, использующие безопасные сетевые интерфейсы, обеспечивают 24/7 глобальный доступ к информации, необходимой для эффективной удаленной работы сотрудников. При наличии удобного цифрового рабочего пространства количество расходуемой бумаги автоматически снижается.

7. Данные и информация Вашей компании сортируются легче, если они представлены в электронном виде.

Соблюдайте необходимую последовательность документов. Последовательность в регистрации данных организации важна не только с точки зрения удобства ее поиска, сколько с позиции защиты. В случае если потребуется представить документы на рассмотрение юристов или аудиторов, поиск в бумажном архиве и сортировка документов в нужном порядке могут занять больше времени, чем обычно отводится при проведении аудиторских операций.
Использование ECM-технологии с устанавливаемыми репозиториями, четкой таксономической структурой и формализованными метаданными, сводит к нулю риски при поиске и сортировке документов или при приведении документам к стандартам. Вся требуемая информация будет расположена в нужном порядке в электронной форме. Бумажные копии могут и не понадобиться.

Advertisements

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: