Портал + Социальная сеть: интеграция SharePoint и Jive (ч.1)


Внутренняя социальная сеть в компании может занимать разное место: быть единым местом работы с информацией или дополнять существующую систему управления контентом/документооборота. Второй сценарий встречается довольно часто, особенно в компаниях, давно дружных с ИТ. У них уже есть портал, но служит он, скорее, информационной доской и хранилищем документов, чем местом обмена опытом и накопления знаний сотрудников. Для этого гораздо удобней социальная сеть. Принимается решение объединить инструменты. Как это сделать с минимальными потерями времени и средств?

Я нашла очень интересные практические наработки интранет-команды Manheim, которая занималась интеграцией двух ведущих технологий для создания порталов и корпоративных соцсетей: SharePoint и Jive. Как они это делали в цикле из трех блог-постов с моим переводом.

ОПРЕДЕЛИТЕ: Подходит ли SharePoint Connector для вашей организации?

Каждая организация особенная, но некоторые из них более похожи друг на друга, чем другие, и могут разделять характеристики, которые сподвигают их выбрать в качестве интранет платформы Jive + SharePoint, вместо того, чтобы ограничиться одной из этих систем. Вот характеристики нашей организации, которые повлияли на наше решение использовать две платформы параллельно и интегрировать их с помощью Jive SP Connector:

  • Географически разбросанные работники (15 000 работников умственного труда) распределены по всей Северной Америке (80 + отделениий в регионах и ??5 офисов)
  • Серьезные организационные и операционные изменения, которые требуют динамичного, открытого общения и взаимодействия сотрудников
  • Необходимость обеспечения единых принципов работы во всех офисах и отделениях (т. е. централизация процессов, единый брендинг и политики, и т.д.)
  • Неэфективная культура общения с помощью массовых групповых электронных писем
  • Частная компания
  • Высокий средний возраст сотрудников (второй крупнейший работодатель США по количеству сотрудников от 50 и выше)
  • Ранее вложили много времени, денег и усилий на 4 + различные интранет-сайтов (сочетание портала AquaLogic , SharePoint MOSS, старого ASP — сайта, пилотного проекта Jive). Смотрите диаграмму ниже (увеличивается при клике)

Ситуация, ведущая нас к интеграции Jive + SharePoint

Для удовлетворения целей нашей организации, мы знали, что нужно прорваться через барьеры коммуникаций путем:

  • помощи сотрудникам в поисках внутренних экспертов по конкретным вопросам
  • создания культуры обмена знаниями
  • поощрения командной работы
  • разработки стратегии управления информацией, которая поможет централизовать нашу организацию и сократить дублирование усилий и несоответствия

Если вы находитесь в похожей ситуации и ищет оптимальное сочетание технологий, чтобы ее разрешить, рассмотрите следующие руководящие принципы:

  • Имейте хорошее представление о том, что вы хотите, прежде чем вы начинаете смотреть на поставщиков (соберите требования и задокументируйте их)
  • Выберите лучшие в своем классе технологий, чтобы свести к минимуму кастомизиции (научено тяжелым опытом предыдущих попыток, этот принцип невозможно переоценить! Кастомизации делают обновления дорогими и даже невозможными. Настройка сделать модернизацию дороги, а иногда и невозможно)
  • Уменьшите затраты на лицензированиие В нашем случае, менее 10% наших сотрудников (пользователей интранет) нужен был SharePoint. Выделение их в особую группу со специфическими интранет-потребностями очень сэкономило нам на лицензировании.

ДОНЕСИТЕ: Концепцию «социализации» рабочих инструментов до пользователей

Пока мы и мучительно бились над нашими проблемами с коммуникациями сотрудников, появился Фейсбук и на наших глазах стал бешено набирать популярность, и мы спросили: «Что делает Фейсбук таким привлекательным? В чем его секрет? То, что мы обнаружили, заставило нас идти против того, чему нас учили в бизнес-школах и признать фундаментальное понятие — люди социальны по натуре, они мотивируются социальными и личными потребностями гораздо легче, чем потребностями в информации. То, что мы на работе, ведь не означает, что мы уже не люди, правильно? (Для начала хватит просто признать это).

Так мы разработали нашу информационную стратегию, не только вооружившись руководящими принципами выше, но еще принимая во внимание, что люди обладают врожденной социальностью. Это не означает, что нужно отказаться от всех бизнес-инструментов и бизнес-приложений — совсем нет. Это означало, что центральное место нашего интранета должно было стать более похожим на Фейсбук, более социальными, таким себе местом встречи сотрудников, где они могут общаться и вместе работать над бизнес-целями, и что это общение и взаимодействие может быть улучшено за счет интеграции старых рабочих инструментов в новый социальный портал. Это также означало, что старые рабочие инструменты могут стать даже более популярными и эффективными за счет эффекта «сарафанного радио».

Как результат, наша портал в настоящее время построен на следующих технологиях:

  • Jive SBS (плюс многие из их модулей) в качестве социальной платформы
  • SharePoint (WSS глобально + MOSS ограничено) в качестве рабочей платформы
  • Active Directory для управления учетными записями пользователей
  • Oracle Business Intelligence Suite (OBIEE), как наша BI платформа
  • Jive SharePoint Connector (такой себе краеуголиный камень, «Святой Грааль» )

И мы воспринимаем технологии Jive SBS и SharePoint через философскую призму, проиллюстрированную на рисунке ниже. Jive SBS это виртуальное место встречи для людей, для завязывания связей и открытого общения. SharePoint это место, где можно найти структурированные данные, запустить рабочий процесс или работать с документовами повышенной важности и секретности.

Социально-ориентированная портальная платформа

ПРЕДСТАВЬТЕ ЭТО: SP Server vs Foundation? — Пример Архитектуры

Одно из самых важных решений при использовании Jive SharePoint Connector это решить, следует подключать его к SharePoint Server или к SharePoint Foundation. (В нашем случае это были еще старые версии MOSS и WSS). Мы рассмотрели различные комбинации Jive, WSS и / или MOSS. С каждой комбинацией, мы думали о различных сценариях, где хранились бы документы — исключительно либо сосуществуя вместе в разных системах — и как это будет влиять на удобство работы с платформой. В нашем случае на решение повлияли стоимость лицензий MOSS и возможности обеспечить нужную нам функциональность. WSS выиграл по двум основным причинам:

  • Стоимость лицензии MOSS для всех 15000 пользователей было абсолютно неоправданной.
  • WSS дал нам календари, опросы или веб-формы для сообществ Jive, возможности, которых нам не доставало в Jive.

Даже несмотря на то, что мы решили совместить WSS с Jive с помощью SharePoint Connector, мы не избавились от MOSS полностью. Вместо этого, MOSS это вспомогательное средство для менее чем 10% наших пользователей. Он используется того, что лучше всего умеет SharePoint Server (документооборот, сложные веб-формы и сложные бизнес-процессы). На диаграмме ниже показано, какие возможности мы используем из каждой платформы и какое место здесь занимает SharePoint Server (MOSS).

Архитектура

Коробочные возможности Jive SharePoint Connector, которые мы используем для объединения Jive и WSS (сейчас SharePoint Foundation)

SP Connector позволяет делать много вещей, однако, с нашей архитектурой мы в основном пользуемся ключевой частью этих функций. К ним относятся:

  • Возможность поиска документов SharePoint из Jive (отображения результатов в Jive)
  • Возможность открывать, просматривать и редактировать документы, находящихся внутри SharePoint из пользовательского интерфейса Jive
  • Возможность оценивать и комментировать документы SharePoint из Jive
  • Возможность найти SharePoint документ при вставке ссылки из текстового редактора Jive
  • Возможность видеть активность людей в SharePoint в виджете «Новое в сети» Jive
  • Возможность отображать список SharePoint с помощью виджета Jive
  • Возможность отображать календарь SharePoint с помощью виджета Jive

Для каждого пространства (спейса) Jive мы создали соответсвующий сайт SharePoint. См. диаграмму ниже:

Портал Main Street = Jive спейсы + сайты SharePoint

Незначительные кастомизиции MOSS (SharePoint Server)

Для менеджеров документов, которыем необходимо немного больше возможностей по управлению документами, чем предоставляет Jive, у нас есть сайты SharePoint Server. Менеджеры документов используют MOSS только для документов, которые соответсвуют одному или нескольким требованиям:

  • истечение
  • автоматическое архивирование
  • публикация на несколько порталов
  • сложная версионность (с ветвлениями)
  • часть сложного, повторяемого рабочего процесса

Для поддержки этого, мы сделали незначительные кастомизации в MOSS путем добавления типов контента и использования мета-данных. Это позволило документ-менеджерам MOSS :

  • Публиковать и отменять публикацию в/из порталов
  • Добавить настройки истечения и автоматического удаления
  • Присваивать теги документам Jive

Масштабные кастомизации

В дополнение к этому, нам необходимо было еще несколько компонентов для завершения платформы:

  • Управления учетными записями пользователей (на Jive и SharePoint через Active Directory)
  • Управление учетными записями сообщества
  • Аналитика / отчетность
Сложности
Самая большая проблема этого подхода в том, что сложные формы доступны не для всех пользователей, а только для тех, у кого есть лицензии SharePoint Server. Это привело к поискам стороннего open-source компонента для сложных веб-форм, который можно было бы интегрировать с нашей платформой.
Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: